Dienstwagen absetzen – so geht’s richtig

Hat Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Firmenauto zur Verfügung gestellt, dürfen Sie dieses mit hoher Wahrscheinlichkeit auch für Ihre privaten Zwecke nutzen. Für die private Nutzung müssen Sie Steuern zahlen.

Der Grund dafür liegt darin, dass der Dienstwagen Ihnen unentgeltlich überlassen wird. Damit zählt er aus Sicht der Finanzämter zu den Sachzuwendungen, also zu den geldwerten Vorteilen.

Somit müssen Sie den Dienstwagen in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen. Wie Sie die private Nutzung des Dienstwagen bei der Steuer absetzen, erfahren Sie hier.

Der Dienstwagen in der Steuererklärung

Um die private Nutzung des Dienstwagens zu versteuern, haben Sie zwei Möglichkeiten. So können Sie das Fahrzeug pauschal über die 1 Prozent Regelung absetzen, oder Sie führen ein Fahrtenbuch. Haben Sie sich einmal entschieden, müssen Sie das gesamte Jahr über bei dieser Variante bleiben. Ein Wechsel von einer Methode zur anderen ist innerhalb des Jahres nicht erlaubt.

Ist eine Berechnungsart günstiger für Sie als die andere, können Sie zu Jahresbeginn wechseln. Falls Sie im Laufe eines Jahres das Fahrzeug wechseln, können Sie in diesem Zuge auch die Besteuerungsvariante neu wählen.

Was genau ist die 1 Prozent Regelung?

Die meisten Fahrer verwenden für ihren Dienstwagen in der Steuererklärung die 1 Prozent Regelung. Das bedeutet, dass Sie Ihr Firmenauto für jeden einzelnen Kalendermonat mit einem Prozent des inländischen Listenpreises ansetzen.

Diese Pauschale können Sie nicht nur für ein neu gekauftes Firmenauto ansetzen, sondern auch für gebrauchte, geleaste und gemietete Dienstwagen. Angenommen, Ihr Dienstwagen hat laut Liste einen Wert von 20.000 Euro. Der geldwerte Vorteile beträgt also pro Monat 200 Euro. Für diesen Betrag werden jeden Monat Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer, der Solidaritätszuschlag und die Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Das ist wichtig

Sollten Sie das Fahrzeug über einen gewissen Zeitraum nicht nutzen können, müssen Sie für den geldwerten Vorteil Ihres Dienstwagen keine Steuer zahlen. Allerdings darf das Firmenauto in dieser Zeit auch nicht anderweitig genutzt werden.

Was hat es mit dem Listenpreis auf sich?

Für die 1 Prozent Regelung ist der Listenpreis des Dienstwagen für die Steuer grundlegend. Beim Listenpreis handelt es sich um die unverbindliche Preisempfehlung des Fahrzeugherstellers. Hinzu kommen die Kosten für Sonderausstattungen und die Umsatzsteuer. Auch wenn beim Kauf keine Umsatzsteuer angefallen ist, muss sie bei der Berechnung der pauschalen Dienstwagen Steuer berücksichtigt werden.

Für die 1 Prozent Regelung spielt es keinerlei Rolle, ob Ihr Arbeitgeber weniger für das Neu-Fahrzeug bezahlt oder für Sie ein preiswertes gebrauchtes Auto erworben hat. Kostete das gebrauchte Fahrzeug laut Kaufvertrag 12.000 Euro und lag der Neupreis bei 20.000 Euro, müssen Sie 200 Euro pro Monat versteuern.

Was gehört nicht zum Listenpreis in der 1 Prozent Regelung?

Es gibt einige Punkte, die beim Autokauf als Kostenpunkt anfallen, die aber nicht dem Listenpreis hinzugerechnet werden dürfen.

Dazu gehören:

die Kosten für Überführung und Zulassung des Dienstwagens

der Anschaffungswert für einen zusätzlichen Satz Reifen sowie deren Felgen sowie

die Kosten für ein Autotelefon

Nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes sind private Telefongespräche von der Steuer befreit.

Nutzen Sie Ihren Dienstwagen für private Fahrten, fallen gelegentlich Kosten und Gebühren an, die Ihr Arbeitgeber Ihnen möglicherweise erstattet. Diese Erstattung wird als steuerlicher Arbeitslohn, sind in der 1 Prozent Regelung nicht enthalten und müssen in vollem Umfang von Ihnen versteuert werden.

Zu diesen Ausgaben zählen

Gebühren für die Straßennutzung wie Maut und Vignetten

Parkgebühren

Transportaufwendungen für das Fahrzeug wie zum Beispiel Fähre und Autoreisezug

Kosten für einen Autoschutzbrief oder für die Mitgliedschaft in einem Automobilclub

Der Dienstwagen und die Steuer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz

Verwenden Sie Ihren Dienstwagen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, haben Sie bei der 1 Prozent Regelung einiges zu beachten:

• Der pauschale Wert des geldwerten Vorteils erhöht sich für jeden Kilometer (einfache Strecke) um 0,03 Prozent des Listenpreises.
• Statt die Pauschale anzusetzen, können Sie auch die Einzelbewertung wählen. Damit setzen Sie für jede Fahrt 0,002 Prozent des Listenpreises pro Kilometer an.
• Diese Bewertung dürfen Sie allerdings für maximal 180 Fahrten pro Jahr anwenden und
• Sie müssen Ihrem Arbeitgeber eine schriftliche Aufzeichnung über die unternommenen Fahrten aushändigen.

Ab 2019 können Sie Ihren Arbeitgeber konkret dazu auffordern, die Einzelbewertung in der Lohnsteuer anzuwenden.

Wichtige Hinweise zur privaten Nutzung in der 1 Prozent Regelung

Es gibt ein paar Dinge, die Sie unbedingt wissen sollten, bevor Sie Ihren Dienstwagen in der Steuererklärung ansetzen.

Das ist wichtig

Nutzen Sie Ihren Dienstwagen ausschließlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, liegt keine private Nutzung vor, und Sie müssen für den Dienstwagen keine Steuer zahlen.

In einem Fall ging das zuständige Finanzamt jedoch von einer privaten Nutzung aus und verlangte für den Dienstwagen Steuer aufgrund des geldwerten Vorteils nach 1 Prozent Regelung. Der Steuerzahler legte Einspruch ein und kam in letzter Instanz vor dem Bundesfinanzhof zu seinem Recht.

Um solche Streitigkeiten beim Firmenauto zu vermeiden, kann Ihr Arbeitgeber Ihnen die private Nutzung schriftlich verbieten. Ob Sie sich an dieses Verbot halten, ist irrelevant. Er muss Sie nicht kontrollieren.

Das Fahrtenbuch als Alternative zur 1 Prozent Regelung

In manchen Fällen ist es günstiger für Sie, auf die 1 Prozent Regelung zu verzichten und stattdessen ein Fahrtenbuch zu führen. Dann setzen Sie die tatsächlichen Aufwendungen als geldwerten Vorteil für den Dienstwagen in der Steuererklärung an.

Bleiben wir bei dem Beispiel, dass Ihr Firmenfahrzeug mit einem Listenpreis von 20.000 Euro zu Buche schlägt. Nach der 1 Prozent Regelung ergibt sich für Sie jährlich ein zu versteuernder Betrag in Höhe von 2.400 Euro.

Sie fahren mit dem gleichen Fahrzeug aber nur 24.000 Kilometer im Jahr. 3.600 Kilometer davon sind für Privatfahrten angefallen. Pro Kilometer setzen Sie 0,25 Euro geldwerten Vorteil an. Bei der Fahrleistung ergibt sich für Sie ein zu versteuernder geldwerter Vorteil von 900 Euro – deutlich weniger als bei der 1 Prozent Regelung.

Das ist wichtig

Entscheiden Sie sich für die Führung eines Fahrtenbuches, müssen Sie für Ihren Dienstwagen und dessen Steuer sämtliche Kosten berücksichtigen, die mit dem Firmenauto zusammenhängen. Dazu zählt auch die jährliche Abschreibung des Fahrzeugs.

Als Bemessungsgrundlage wird nicht der Listenpreis herangezogen, sondern die tatsächlichen Kosten inklusive Umsatzsteuer, die bei der Anschaffung angefallen sind. Bei Neuwagen wird von einer sechsjährigen Nutzungsdauer ausgegangen. Fahren Sie einen Gebrauchtwagen als Firmenauto, schätzen Sie die Dauer der Restnutzung. Berücksichtigen Sie dabei auch das Alter und den Zustand des Fahrzeugs.

1 Prozent Regelung oder Fahrtenbuch – Sie haben die Wahl

Wichtiger Tipp: Sie können mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass er in Ihrer Gehaltsabrechnung die 1 Prozent Regelung verwendet. Setzen Sie für Ihren Dienstwagen in der Steuererklärung dennoch die tatsächlichen Aufwendungen laut Fahrtenbuch und Einzelbelege an.

So können Sie mehrere hundert Euro Steuern pro Jahr vom Finanzamt zurückfordern. Wichtig ist jedoch, dass Sie das Fahrtenbuch gewissenhaft führen und alle relevanten Belege sammeln, und zwar von Anfang an.

Das elektronische Fahrtenbuch

Die Finanzämter akzeptieren inzwischen auch elektronische Fahrtenbücher. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass es dieselben Erkenntnisse liefert wie eines, das manuell geführt wird. Elektronische Fahrtenbücher bieten Ihnen gleich mehrere Vorteile. Sie ersparen sich sehr viel Schreibarbeit, denn Datum, Fahrtziel und Kilometerstand werden automatisch aufgezeichnet. Den Zweck bzw. Anlass der Fahrt können Sie innerhalb einer Woche nachtragen.

Besonders gute elektronische Fahrtenbücher wurden in jüngster Zeit gemeinsam mit Steuerberatern entwickelt. Sie werden als Stecker im Fahrzeug angebracht und zeichnen alle relevanten Daten auf: Kilometerstand, Start- und Zieladresse und Zeitstempel. Je nach Hersteller sind diese Stecker für Fahrzeuge ab Baujahr 2004 geeignet. Das elektronische Fahrtenbuch per Stecker wird beispielsweise als App auf dem Smartphone verwaltet.

Der Dienstwagen in der Steuererklärung: Thema Zuzahlungen

Sie nutzen Ihr Firmenauto auch privat und zahlen entsprechend aus eigener Tasche etwas dazu. Diese Zuzahlungen mindern den geldwerten Vorteil, der beim Dienstwagen in der Steuer berücksichtigt werden muss.

Allerdings müssen die Zuzahlungen im Arbeitsvertraglich geregelt sein. Diese Kosten können Sie ganz oder teilweise übernehmen und damit den geldwerten Vorteil reduzieren:

Kilometer- oder Monatspauschalen

(teilweise) übernommene Leasing-Raten

(teilweise) übernommene einzelne Kfz-Kosten

Kosten für Treibstoff, Wartung und Reparatur

Kosten für Wagenpflege

Kosten für Treibstoff, Wartung und Reparatur

Kfz-Steuer und -Versicherungen (Haftpflicht, Kasko)

Miete für Garage oder Stellplatz

Kosten für Parkberechtigungen (z. B. für Anwohner)

Ladestrom für elektrische Fahrzeuge

Berechnung der Zuzahlungen beim Fahrtenbuch

Führen Sie für Ihr Firmenauto ein Fahrtenbuch, sind die von Ihnen bezahlten Aufwendungen in den Gesamtkosten nicht zu berücksichtigen. Das heißt, dass sich der individuelle Nutzwert des Dienstwagen in der Steuer nicht erhöht.

Es gibt jedoch eine so genannte Nichtbeanstandungsregelung zu, die vom Bundesministerium für Finanzen verabschiedet wurde. Darin heißt es, dass die übernommenen Kosten zwar zu den Gesamtkosten zählen, aber nicht als Nutzungsentgelt gelten. Somit reduzieren sie den geldwerten Vorteil.

Achten Sie darauf, dass Sie sämtliche Kosten, die Sie selbst für den Dienstwagen tragen, nachweisen können.